Funktionen im Überblick

Leistungsstarke Funktionen für eine einfache, effiziente und komfortable Terminorganisation.

Von der Verwaltung mehrerer Betriebe über Ressourcen wie Mitarbeiter, Räume oder Geräte sowie Dienstleistungen bis hin zu automatischen Benachrichtigungen, Veranstaltungen und umfangreichen Auswertungen bietet das System alle Werkzeuge für eine moderne Terminverwaltung.

Flexibel konfigurierbar und individuell an unterschiedlichste Anforderungen anpassbar.

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Online-Terminbuchung

Freie Termine ganz einfach zur Online-Buchung anbieten.

  • In nur 3 Schritten Wunschtermin buchen
  • Detaillierte Informationen inkl. Verlinkungen hinterlegbar
  • Individuell konfigurierbare Eingabefelder pro Leistung
  • Flexible Einstellungen wie Buchungsintervall, Vorlauf, usw.
  • Sehr einfache Einbindung in die eigene Homepage
  • Bereitstellung vorgefertigter DSGVO-konformer Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung

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Individuelles Layout

Individuelle Layouts in den jeweiligen Unternehmensfarben sorgen für ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild.

Zahlreiche weitere Einstellungsmöglichkeiten ermöglichen eine flexible Anpassung der Online-Buchung an nahezu alle Anforderungen.

Leistungen können übersichtlich gruppiert sowie mit zusätzlichen Informationen ergänzt werden. Darüber hinaus lassen sich Links zu Websites, Formularen, Dokumenten oder anderen relevanten Inhalten hinterlegen und passend zum jeweiligen Termin zur Verfügung stellen.

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Sprachen & Barrierefreiheit

Die Online-Terminbuchung ist für internationale sowie barrierefreie Anwendungen ausgelegt. Alle Schaltflächen, Hinweise und Meldungen stehen in acht Sprachen sowie zusätzlich in leichter Sprache zur Verfügung.

Auf Wunsch lassen sich außerdem alle Dienstleistungen inklusive ihrer Beschreibungstexte mehrsprachig hinterlegen. Dadurch werden sämtliche Informationen automatisch in der gewählten Sprache angezeigt.

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Intelligente Buchungsregeln

Mit Buchungsregeln lässt sich der Ablauf der Online-Terminbuchung flexibel und intelligent steuern. Durch gezielte Rückfragen lassen sich Buchungen individuell anpassen.

Abhängig von den Antworten lassen sich unterschiedliche Ressourcen bzw. Mitarbeiter, Leistungen oder Terminzeiten festlegen. So kann definiert werden, dass bei Antwort A andere Ressourcen zur Verfügung stehen als bei Antwort B oder sich die Dauer des Termins automatisch anpasst.

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Eventmanagement

Mit dem System lassen sich nicht nur Einzeltermine, sondern auch Veranstaltungen wie Kurse, Schulungen, Workshops, Seminare, Meetings oder andere Events jeder Größenordnung komfortabel organisieren und online buchbar machen:

  • Planung einzelner sowie mehrtägiger Veranstaltungen
  • Individuelle Formularfelder
  • Kategorien (z. B. Sitz- und Stehplätze)
  • Teilnehmerkontingente je Kategorie
  • Anmelde- und Buchungsfristen festlegen
  • Ausdruckbare Teilnehmerlisten
  • Gruppenanmeldungen für mehrere Teilnehmer gleichzeitig
  • Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen, Verschiebungen oder Absagen

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Benachrichtigungen

  • Terminbestätigung per E-Mail
  • Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS
  • Inklusive Informationen und Verweisen auf PDF-Dokumente
  • Terminübernahme in den eigenen Kalender per iCal
  • Interne Benachrichtigungen an Unternehmen und Mitarbeiter
  • Benachrichtigungen bei Personalausfällen oder Terminabsagen
  • Individuell anpassbare Vorlagen für den Nachrichtenversand
  • Terminunabhängige Nachrichten, z. B. als Abholinformation

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Kundenverwaltung

  • Kundensuche über Vorname, Nachname und weitere Kriterien
  • Übersichtliche Kundenkartei inklusive Terminhistorie
  • Notizen und Bemerkungen direkt beim Kunden hinterlegbar
  • Individuell definierbare Zusatzfelder
  • Abfrage von Zusatzfeldern während der Online-Buchung
  • Direkte Benachrichtigung einzelner Kunden
  • Individuell einstellbare Leistungsdauer je Kunde
  • Einfache Zusammenführung von Dubletten
  • Automatische Anonymisierung personenbezogener Daten
  • Export der Kundendaten im CSV-Format

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Benutzerverwaltung

  • Anlage beliebig vieler Backend-Benutzer
  • Zuordnung zu einem oder mehreren Standorten
  • Benutzergruppen mit individueller Rechtevergabe
  • Zugriff auf freigegebene Funktionen
  • Sperren oder Deaktivieren ausgeschiedener Benutzer
  • Optionaler Login für die Online-Terminbuchung
  • Selbstregistrierung für Kunden optional möglich

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Standort- und Filialverwaltung

Vom einzelnen Standort bis zu mehreren Filialen – mit unserem Buchungssystem lassen sich beliebig viele Standorte zentral verwalten.

Individuelle Berechtigungen sorgen dafür, dass jeder Benutzer nur auf die ihm zugewiesenen Standorte zugreifen und diese verwalten kann.

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Ressourcenverwaltung

Mitarbeiter und andere Ressourcen wie u. a. Räume und Schalter lassen sich zentral verwalten und in die Terminplanung einbinden.

Für jede Ressource kann individuell definiert werden, welche Leistungen angeboten werden. Bei Bedarf berücksichtigt das System automatisch die gleichzeitige Verfügbarkeit mehrerer Ressourcen – beispielsweise eines Mitarbeiters und eines Raums.

Arbeitszeiten, Urlaubszeiten, Krankmeldungen und Pausen lassen sich per Drag & Drop verwalten und können jederzeit angepasst werden.

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Leistungen & Leistungspakete

  • Individuelle Zuordnung von Mitarbeitern und Ressourcen
  • Buchung für mehrere Personen gleichzeitig möglich
  • Berücksichtigung von Vor- und Nachbereitungszeiten
  • Mindestvorlauf je Leistung definierbar
  • Mehrsprachige Leistungsbeschreibungen
  • Individuelle Buchungszeiten je Leistung
  • Leistungen übersichtlich gruppieren
  • Mehrere Leistungen zu Paketen zusammenfassen
  • Leistungen standortabhängig freigeben

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Interne Kalenderansicht

  • Zugriff von überall ohne Installation – webbasiert
  • Tages-, Wochen- und Monatsansicht
  • Intuitive Terminanlage mit nur wenigen Klicks
  • Berücksichtigung von Vor- und Nachbereitungszeiten
  • Verschiedene Terminstati wie z. B. "Nicht erschienen"
  • Verfügbarkeiten per Drag & Drop festlegen
  • Tages- und Terminübersichten als PDF oder CSV exportieren
  • Wartelistenfunktion inklusive Kundenbenachrichtigung
  • Elektronische Post-its für Notizen und interne Hinweise
  • Feiertage zentral verwalten

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Auswertungen

  • Gebuchte und stornierte Termine (CSV/PDF)
  • Frei wählbare Auswertungszeiträume
  • Monatsauswertungen von Einzelleistungen
  • Auswertung online gebuchter Termine
  • Teilnehmerlisten für Veranstaltungen (CSV/PDF)
  • Teilnehmerauslastung von Veranstaltungen
  • Übersicht zu Urlaubs- und Fehlzeiten der Mitarbeiter
  • Export der Kundendaten inklusive Termininformationen
  • Auswertung nicht zugestellter SMS

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Schnittstellen

Dank zahlreicher Schnittstellen lässt sich die Terminverwaltung nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren.

Termine können beispielsweise mit Microsoft Outlook, Microsoft 365 oder Google Kalender synchronisiert sowie zwischen den Systemen importiert und exportiert werden.

Darüber hinaus ermöglicht das System die Anbindung von Leit- und Aufrufsystemen, KI-Telefonassistenten sowie weiteren externen Anwendungen.

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Sicherheit & Datenschutz

  • Backup-Server mit Lesezugriff
  • Mehrmals tägliche Datensicherungen
  • Zusätzliche PDF-Backups mit nächtlichem Versand per E-Mail
  • Optionaler Zugriffsschutz über freigegebene IP-Adressen
  • Automatische Anonymisierung personenbezogener Daten nach definierten Zeiträumen
  • Schutz vor automatisierten Buchungen (Spam-/Bot-Schutz)
  • Begrenzung der Anzahl online buchbarer Termine je Kunde
  • Passwortgeschützter Administrationsbereich
  • Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse
  • Hosting ausschließlich auf deutschen Servern
  • Verschlüsselte Datenübertragung per HTTPS
  • DSGVO-konforme Datenverarbeitung

Produkt-Animationsfilm

Um unsere Online-Terminverwaltung näher kennenzulernen, sehen Sie sich am besten unseren Produkt-Animationsfilm an. Hier erfahren Sie auf unterhaltsame Weise mehr zum Umfang und den einzelnen Funktionen, die Termin online buchen zu bieten hat.

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